Om Helka

Helkadatabasen

Helka är Helsingfors universitets biblioteks och Nationalbibliotekets gemensamma katalog och lånesystem. Med är också fem associerade bibliotek som inte tillhör Helsingfors universitet. I Helka ingår inte nationalsamlingarna, vilka man kan söka i via Nationalbibliotekets egna sidor.

Helkabibliotekens webbsidor och kontaktuppgifter:

I Helkakatalogen ingår uppgifter om circa tre miljoner tryckta eller elektroniska verk, bland andra böcker, tidningar och nätresurser. En liten del av materialet är begränsat till internt anstaltsbruk.

Förutom referensuppgifter kan man i Helka granska resursernas tillgänglighet, lånetid och reserveringssituation. Om du har ett bibliotekskort i Helka, kan du också förnya dina lån, reservera utlånade resurser och kontrollera dina kunduppgifter.

Med artikelsökningen som ingår i Helkas webbservice kan man söka efter artiklar publicerade i internationella vetenskapliga journaler och serier, vilkas uppgifter på artikelnivå inte finns detaljerade i själva Helkakatalogen. Om artikeln är tillgänglig via en nätresurs anskaffad för Helsingfors universitet, kan man i universitetets nät direkt från sökresultatet gå vidare och läsa artikeln.

I Helkas instruktioner berättas mera informationssökning i Helkadatabasen.

För underhållet av Helka ansvarar Helsingfors universitets bibliotek.
Kundservice:  kirjasto (at) helsinki.fi , tel. (02941) 23920.
Datasystemets tekniska underhåll:  helka-palvelut
@helsinki.fi, tel. (02941) 44310

Helkas webbservice är en del av den nationella servicen Finna.

Bibliotekskortet

Du får ett bibliotekskort till Helka från vilket som helst Helkabiblioteks kundservice. Det nya kortet är genast färdigt för användning och är avgiftsfritt.

Identitetsbevis måste uppvisas vid avhämtning av kortet. Som identitetsbevis godkänns officiellt identitetskort, pass och körkort.

Innehavaren av bibliotekskortet måste vara minst 15-årig och

  • måste ha ett finskt identitetsbevis (pass, identitetskort, körkort).
  • måste ha permanent hemadress i Finland. Poste restante godkänns inte.

Studerande och personal vid Helsingfors universitet kan få ett Helka-kort även om de inte har ett finskt identitetsbevis.

En kund kan bara ha ett aktivt bibliotekskort i Helka. Helsingfors universitets personalkort kan aktiveras som Helkakort. Helsingfors universitets studentkårs Frank-studentkort kan emellertid inte användas.

Regler och förbindelser

Helkabibliotekskortet är personligt. Som innehavare av kortet ansvarar du för allt material lånat med det.

Helkakortet skall vara med dig alltid när du lånar, förnyar lån eller reserverar material på bibliotekets betjäningsdisk. Lånen bör returneras till samma Helkabibliotek som de är lånade från. Bibliotekskortet möjliggör självbetjäningslån samt reservering och förnyelse av lån på Helkas webbservice.

När du tar emot bibliotekskortet förbinder du dig att följa alla användarreglerna för alla Helkabibliotek vars tjänster du utnyttjar.

Dina kunduppgifter tillfogas då också i Helkas kundregister.

Innehavaren av bibliotekskortet är skyldig att anmäla biblioteket vid förändring av adress, telefonnummer eller epostadress och om namnbyten. Du kan kontrollera dina kontaktuppgifter i Helkas register genom att logga in i dina kunduppgifter.

Försvunnet bibliotekskort

Ifall bibliotekskortet försvinner, skall biblioteket informeras så fort som möjligt för att missbruk kan förhindras.

För nytt bibliotekskort som ersätter förlorat kort uppbär biblioteken en serviceavgift enligt prislista.

Påminnelser från Helka

Helkabiblioteken skickar lånepåminnelser till kunderna enligt uppgifter i Helkas kundregister. Ansvaret för att förfallodagar följs och reserverade böcker avhämtas ligger dock på kunderna oberoende av om de fått påminnelserna.

Sändning av e-post lyckas inte alltid. Om sändandet misslyckas, skickas meddelandet inte på nytt.

Påminnelse om förfallodag skickas från Helkadatabasen

  • bara om det finns en e-postadress i kundregistret
  • tre dagar före lånets förfallodag
  • om lån vars lånetid är minst två veckor.

Ankomstavi av reservering som anlänt skickas per e-post, om det finns en e-postadress i kundregistret, och i annat fall som brevpost. Det lönar sig att följa efter reserveringars ankomst via Helkas kundsidor på webben, för reserveringar som blivit oavhämtade är avgiftsbelagda.

Uppmaning att återlämna försenade lån skickas efter förfallodagen, när ett lån inte har återlämnats. Första uppmaningen skickas per e-post, om det finns en e-postaddress i kundregistret, och annars som brevpost. Förseningsavgifter börjar ansamlas från förfallodagen.

Andra uppmaningen skickas per brevpost två veckor efter förfallodagen. Kundens lånerätt upphävs då tills ärendet är uppklarat. Om lånen fortfarande inte återlämnas, överförs indrivningen av dem till inkasseringsbyrån.

Kundregistret

När du skaffar ett bibliotekskort förbinder du dig till Helkabibliotekens användarregler. Samtidigt överförs dina kunduppgifter till Helkas kundregister (registerbeskrivning).

Uppgifter som sparas i systemet

I registret sparas bl.a. följande uppgifter:

  • Personbeteckning – låntagarens rättigheter och skyldigheter kan verkställas om låntagaren entydigt kan identifieras.
  • Kundgrupp – olika kundgrupper har olika lånerättigheter till bibliotekens samlingar. Studerande och anställda vid Helsingfors universitet ska vara beredda på att visa sitt studentkort/personalkort när de skaffar ett bibliotekskort.
  • Kontaktuppgifter behövs för att påminnelser från Helka vid behov ska nå kunden. Kunden måste se till att kontaktuppgifterna är uppdaterade.
    • Helkabibliotekens kunder måste ha en permanent adress i Finland.
    • Telefonnummer kan läggas till kontaktuppgifterna. Biblioteket kan i vissa specialfall betjäna kunderna per telefon.
    • E-postadress kan anges i kontaktuppgifterna. Då skickas en del av breven från Helka elektroniskt. E-postens funktionsduglighet garanteras inte: biblioteket skickar t.ex. inte på nytt meddelanden som inte kommit fram på grund av att inkorgen varit överfull.

Du kan kontrollera dina uppgifter i registret på vilket Helkabibliotek som helst.

Ändringar i kunduppgifterna

Du ansvarar själv för att dina kontaktuppgifter i bibliotekssystemets kundregister är uppdaterade.

Du kan meddela om ändringar i dina kontaktuppgifter med e-blanketten på Helkas webbplats under uppgifterna om låntagaren. Uppgifterna uppdateras inom några arbetsdagar. I brådskande fall, kontakta något av Helkabiblioteken. Om du har bytt namn eller din personbeteckning har ändrats, kan du anmäla det i vilket Helkabibliotek som helst genom att visa upp lämpliga dokument.

Att radera uppgifter ur registret

Adresser som visar sig vara felaktiga (även e-postadresser) raderas ur kundregistret.

Föråldrade kunduppgifter raderas ur kundregistret årligen. Dina uppgifter sparas i registret i cirka tre år från ditt senaste lån.

Helkas registerbeskrivning

Registeransvarig Helsingfors universitets bibliotek
Helka-systemtjänster
PB 53
00014 Helsingfors universitet
Telefon: 02941 44310
 
Ansvarsperson för registerärenden It-chef Pasi Keski-Nisula
Helsingfors universitets bibliotek
PB 53
00014 Helsingfors universitet
Telefon: 02941 26656
 
Regelmässiga informationskällor
 
Uppgifterna fås personligen av kunden i biblioteket. Dessutom fås uppgifter från Helsingfors universitets studeranderegister för de studerandes del som har tillåtit att deras person- och adressuppgifter och uppgifterna om studierätt överlåts till Helsingfors universitets bibliotek. Kontaktuppgifterna kan kontrolleras i Helsingfors universitets Studeranderegister och hos magistraten.
 
Regelmässigt överlåtande av uppgifter
 
Helka lämnar inte ut uppgifter utanför de system som behövs för bibliotekens serviceproduktion. Bibliotekssystemets webbplats använder Finna: se Finnas registerbeskrivning.
 
Registrets namn
 
Helkas kundregister
 
Grund för förande av registret
 
Registret har grundats för att administrera Helsingfors universitets biblioteks kunduppgifter och upprätthålla uppgifternas entydighet.
 
Registrets ändamål
 
Registrets huvudsakliga ändamål är att administrera de person- och adressuppgifter som Helsingfors universitets biblioteks kunder överlämnar, med syfte att övervaka utlåningen. Registret utnyttjas också i kontakten mellan biblioteken och kunderna: meddelandena om att det material som kunden beställt finns på biblioteket och indrivning av oåterlämnat material.
 
Typ av uppgifter i registret Identifieringsuppgifter
Personbeteckning
Efternamn och förnamn
Koppling till universitetet
Adress, telefonnummer, e-postadress
Låninformation