Tietoa Helkasta

Helka-tietokanta

Helka on Helka-kirjastojen yhteinen kokoelmaluettelo ja lainausjärjestelmä. Helka-kirjastoja ovat Helsingin yliopiston kirjasto ja Kansalliskirjasto, jotka kuuluvat Helsingin yliopistoon, sekä Kotimaisten kielten keskuksen kirjasto, Museoviraston kirjasto, Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjasto, Työväenliikkeen kirjasto ja Tuglas-seuran Baltia-kirjasto. Helka-tietokantaan eivät kuitenkaan sisälly Kansalliskirjaston ylläpitämät kansalliskokoelmat. Fennica-kansallisbibliografia ja Viola-kansallisdiskografia ovat haettavissa Kansalliskirjaston oman sivuston kautta.

Kirjastojen verkkosivut ja yhteystiedot:

Helka-luettelossa on viitetiedot noin kolmesta miljoonasta kirjastojen kokoelmiin kuuluvasta painetusta tai elektronisesta julkaisusta, mm. kirjasta, lehdestä, sarjajulkaisusta tai verkkoaineistosta. Pieni osa aineistosta on rajattu ainoastaan laitoskäyttöön.

Julkaisujen kuvailutietojen lisäksi liittymästä voi katsoa esimerkiksi aineiston saatavuustiedot, laina-ajan ja varaustilanteen. Jos sinulla on Helka-kirjastokortti, voit uusia lainojasi, varata lainassa olevaa aineistoa ja tarkistaa asiakastietosi.

Helka-sivuston artikkelihaulla voi etsiä kansainvälisiin tieteellisiin kausijulkaisuihin sisältyviä ja muita artikkeleita, joita ei yksittäisen artikkelin tasolla suoraan kuvailla itse Helka-luetteloon. Jos artikkeli sisältyy Helsingin yliopiston hankkimaan verkkoaineistoon, hakutuloksen viitetiedoista voi yliopiston verkossa suoraan siirtyä lukemaan artikkelia.

Helkan ohjeissa kerrotaan tarkemmin tiedonhausta Helkassa.

Helkan ylläpidosta vastaa Helsingin yliopiston kirjasto.
Asiakaspalvelu:  kirjasto (at) helsinki.fi , p. (02941) 23920.
Tietojärjestelmän tekninen ylläpito:  helka-palvelut
@helsinki.fi, p. (02941) 44310

Helkan verkkosivusto on osa kansallista Finna-palvelua.

Kirjastokortti

Helka-kirjastokortin saat minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalvelusta. Kortti on heti käyttövalmis. Ensimmäinen kortti on maksuton.

Henkilötodistus on esitettävä korttia haettaessa. Henkilötodistukseksi kelpaavat virallinen henkilötodistus, passi tai ajokortti.

Kortin haltijan on oltava yli 15-vuotias ja hänellä

  • on oltava suomalainen henkilötodistus (passi, henklilökortti, ajokortti).
  • on oltava pysyvä osoite Suomessa. Poste restante ei kelpaa osoitetiedoksi.

Helsingin yliopiston henkilökunta ja opsiskelijat saavat Helka-kortin myös, vaikka ei olisi suomalaista henkilökorttia.

Asiakkaalla voi olla vain yksi voimassa oleva Helka-kirjastokortti, jonka saa kirjastosta. Vaihtoehtoisesti kirjastokortiksi voidaan aktivoida Helsingin yliopiston henkilökuntakortti. Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan nykyistä Frank-opiskelijakorttia ei voi rekisteröidä kirjastokortiksi.


Sääntöjä ja sitoumuksia

Helka-kirjastokortti on henkilökohtainen. Kortin haltijana vastaat kaikesta kortilla lainatusta aineistosta.

Helka-kirjastokortin on oltava mukana aina kun lainaat, uusit tai teet varausta kirjaston palvelutiskillä. Lainat on palautettava siihen Helka-kirjastoon, josta ne on lainattu. Kortti mahdollistaa Helka-kirjastojen itsepalvelulainauksen sekä varaukset ja uusinnat Helkan WWW-käyttöliittymän kautta.

Kortin saatuasi sitoudut noudattamaan kaikkien käyttämiesi Helka-kirjastojen käyttösääntöjä.

Samalla asiakastietosi liitetään Helkan asiakasrekisteriin.

Kortin haltija on velvollinen ilmoittamaan kirjastoon muuttuneesta osoitteesta, puhelinnumerosta, sähköpostiosoitteesta tai nimenmuutoksista. Helkan rekisterissä olevat yhteystietosi näet kirjautumalla asiakastietoihisi.


Kadonnut kirjastokortti

Kortin katoamisesta on heti ilmoitettava kirjastoon väärinkäytösten estämiseksi.

Kadonneen kortin tilalle hankittavasta Helka-kortista peritään palveluhinnaston mukainen maksu.

Helka-muistutukset

Helka-kirjastot lähettävät rekisterissä oleville asiakkailleen lainaukseen liittyviä muistutuksia. Asiakas on kuitenkin vastuussa eräpäivien noudattamisesta ja varattujen kirjojen noutamisesta riippumatta siitä, saako hän muistutuksia.

Sähköpostin lähettäminen ei aina onnistu. Jos lähetys epäonnistuu, sitä ei lähetetä uudelleen.  

Eräpäivämuistutus lähetetään

  • - vain jos asiakastiedoissa on sähköpostiosoite
  • - kolme päivää ennen lainan eräpäivää
  • - vähintään kahden viikon pituisista lainoista.

Ilmoitus saapuneesta varauksesta lähetetään

  • sähköpostilla, jos asiakastiedoissa on sähköpostiosoite, muuten paperikirjeenä. Varausten saapumista kannattaa seurata Helkan www-liittymän asiakastietojen kautta, sillä noutamatta jäänyt varaus on maksullinen.

Palautuskehotukset

  • ensimmäinen palautuskehotus lähetetään, jos lainaa ei palauteta eräpäivään mennessä. Muistutus lähetetään sähköpostilla, jos asiakastiedoissa on voimassa oleva sähköpostiosoite, muuten paperikirjeenä. Myöhästymismaksut alkavat kerääntyä eräpäivästä.
  • toinen palautuskehotus lähetetään, jos lainaa ei ole palautettu 14 vuorokauden kuluttua eräpäivästä. Muistutus lähetetään paperikirjeenä. Asiakas joutuu lainakieltoon, kunnes asia on hoidettu. Jos lainoja ei edelleenkään palauteta, lainat siirretään perintätoimiston hoidettavaksi.

Asiakasrekisteri

Kun hankit kirjastokortin, sitoudut kaikkien Helka-kirjastojen käyttösääntöihin. Samalla asiakastietosi liitetään Helkan asiakasrekisteriin (rekisteriseloste).


Järjestelmään tallennettavista tiedoista

Rekisteriin tallennetaan mm.

  • henkilötunnus - lainaajan oikeudet ja velvollisuudet voidaan toteuttaa, jos lainaaja pystytään tunnistamaan yksiselitteisesti
  • asiakasryhmä - eri ryhmillä on erilaiset lainausoikeudet kirjastojen kokoelmiin. Helsingin yliopiston opiskelijoiden ja henkilökunnan on varauduttava esittämään opiskelijakortti/henkilökuntakortti kirjastokorttia hankkiessaan.
  • yhteystiedot tarvitaan, jotta Helka-muistutukset tavoittavat asiakkaan tarvittaessa. Asiakkaan on huolehdittava, että yhteystiedot ovat ajantasaiset.
    • Vakituinen osoite Suomessa on Helka-kirjastojen asiakkuuden edellytys.
    • Tilapäinen osoite voidaan lisätä yhteystietoihin määräajaksi. Kun määräaika päättyy, Helka-kirjeet lähetetään vakituiseen osoitteeseen.
    • Puhelinnumero(t) voidaan lisätä yhteystietoihin. Kirjasto voi joissakin erikoistapauksissa palvella asiakasta myös puhelimitse. 
    • Sähköpostiosoite voidaan lisätä yhteystietoihin. Tällöin osa Helka-kirjeistä lähetetään sähköisenä. Sähköpostin toimivuutta ei taata: kirjasto ei esimerkiksi lähetä uudelleen täyttyneen postilaatikon takia epäonnistunutta lähetystä. 

Rekisteriin tallennetut tietosi voit tarkistaa käymällä missä tahansa Helka-kirjastossa.

Muutokset asiakastiedoissa

Olet itse vastuussa yhteystietojesi ajantasaisuudesta kirjastojärjestelmän asiakasrekisterissä.

Muutokset yhteystiedoissasi voit ilmoittaa Helkan asiakastietosivun kautta verkkolomakkeella. Tiedot päivittyvät järjestelmään muutaman työpäivän aikana. Kiireellisissä tapauksissa ota yhteyttä johonkin Helka-kirjastoon. Jos nimesi tai henkilötunnuksesi on muuttunut, ilmoita siitä henkilökohtaisesti missä tahansa Helka-kirjastossa esittämällä asianmukaiset dokumentit.

Tietojen poistaminen rekisteristä

Virheelliseksi osoittautuneet osoitteet (myös sähköpostiosoitteet) poistetaan asiakasrekisteristä.

Vanhentuneita asiakastietoja poistetaan rekisteristä vuosittain. Tietosi säilyvät rekisterissä noin kolme vuotta viimeisestä lainaustapahtumasta.


Helkan rekisteriseloste

Rekisterin ylläpitäjä  Helsingin yliopiston kirjasto
Helka-järjestelmäpalvelut
PL 53
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 44310
 
Rekisteriasioita hoitava henkilö  Tietotekniikkapäällikkö Pasi Keski-Nisula
Helsingin yliopiston kirjasto
PL 53
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 26656
 
Säännönmukaiset tietolähteet
 
Tiedot saadaan asiakkaalta henkilökohtaisesti kirjastossa. Lisäksi tietoja alustetaan rekisteriin Helsingin yliopiston Opiskelijarekisteristä niiden opiskelijoiden osalta, jotka ovat antaneet luvan henkilö-, osoite- ja opinto-oikeustietojensa luovuttamiseen Helsingin yliopiston kirjastoille. Yhteystietoja voidaan tarkastaa Helsingin yliopiston Opiskelijarekisteristä ja Maistraatista.
 
Säännönmukainen tietojen luovutus
 
Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle. Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua: katso Finnan rekisteriseloste
 
Rekisterin nimi
 
Helkan asiakasrekisteri
 
Rekisterin pitämisen peruste
 
Rekisteri on perustettu Helsingin yliopiston kirjastojen asiakastietojen hallinnoimiseksi ja yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi.
 
Rekisterin käyttötarkoitus
 
Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on Helsingin yliopiston kirjastojen käyttäjien henkilötietojen ja osoitteiden ylläpito lainausta varten. Rekisteriä käytetään myös kirjastojen ja asiakkaiden välisessä yhteydenpidossa: asiakkaan tilaaman aineiston saapumisilmoitukset ja palauttamatta jääneen aineiston perintä.
 
Rekisterin sisältämät tietotyypit  Käyttäjän tunnustiedot
Henkilötunnus
Suku- ja etunimet
Suhde yliopistoon
Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Lainaustiedot