Tietoa Helkasta

Helka-tietokanta

Helka on Helka-kirjastojen yhteinen kokoelmaluettelo ja lainausjärjestelmä. Helka-kirjastoja ovat Helsingin yliopiston kirjasto ja Kansalliskirjasto, jotka kuuluvat Helsingin yliopistoon, sekä Kotimaisten kielten keskuksen kirjasto, Museoviraston kirjasto, Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjasto, Työväenliikkeen kirjasto ja Tuglas-seuran Baltia-kirjasto. Helka-tietokantaan eivät kuitenkaan sisälly Kansalliskirjaston ylläpitämät kansalliskokoelmat. Fennica-kansallisbibliografia ja Viola-kansallisdiskografia ovat haettavissa Kansalliskirjaston oman sivuston kautta.

Kirjastojen verkkosivut ja yhteystiedot:

Helka-luettelossa on viitetiedot noin kolmesta miljoonasta kirjastojen kokoelmiin kuuluvasta painetusta tai elektronisesta julkaisusta, mm. kirjasta, lehdestä, sarjajulkaisusta tai verkkoaineistosta. Pieni osa aineistosta on rajattu ainoastaan laitoskäyttöön.

Julkaisujen kuvailutietojen lisäksi liittymästä voi katsoa esimerkiksi aineiston saatavuustiedot, laina-ajan ja varaustilanteen. Jos sinulla on Helka-kirjastokortti, voit uusia lainojasi, varata lainassa olevaa aineistoa ja tarkistaa asiakastietosi.

Helka-sivuston artikkelihaulla voi etsiä kansainvälisiin tieteellisiin kausijulkaisuihin sisältyviä ja muita artikkeleita, joita ei yksittäisen artikkelin tasolla suoraan kuvailla itse Helka-luetteloon. Jos artikkeli sisältyy Helsingin yliopiston hankkimaan verkkoaineistoon, hakutuloksen viitetiedoista voi yliopiston verkossa suoraan siirtyä lukemaan artikkelia.

Helkan ohjeissa kerrotaan tarkemmin tiedonhausta Helkassa.

Helkan ylläpidosta vastaa Helsingin yliopiston kirjasto.
Asiakaspalvelu: kirjasto (at) helsinki.fi , p. (02941) 23920.
Tietojärjestelmän tekninen ylläpito: helka-palvelut
@helsinki.fi, p. (02941) 44310

Helkan verkkosivusto on osa kansallista Finna-palvelua.

Kirjastokortti

Helka-kirjastokortin saat minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalvelusta. Kortti on heti käyttövalmis. Ensimmäinen kortti on maksuton.

Henkilötodistus on esitettävä korttia haettaessa. Henkilötodistukseksi kelpaavat virallinen henkilötodistus, passi tai ajokortti.

Kortin haltijan on oltava yli 15-vuotias ja hänellä

on oltava suomalainen henkilötodistus (passi, henkilökortti, ajokortti).
on oltava pysyvä osoite Suomessa. Poste restante ei kelpaa osoitetiedoksi.

Helsingin yliopiston henkilökunta ja opiskelijat saavat Helka-kortin myös, vaikka ei olisi suomalaista henkilökorttia.

Asiakkaalla voi olla vain yksi voimassa oleva Helka-kirjastokortti, jonka saa kirjastosta. Vaihtoehtoisesti kirjastokortiksi voidaan aktivoida Helsingin yliopiston henkilökuntakortti. Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan nykyistä Frank-opiskelijakorttia ei voi rekisteröidä kirjastokortiksi.

Sääntöjä ja sitoumuksia

Helka-kirjastokortti on henkilökohtainen. Kortin haltijana vastaat kaikesta kortilla lainatusta aineistosta.

Helka-kirjastokortin on oltava mukana aina kun lainaat, uusit tai teet varausta kirjaston palvelutiskillä. Lainat on palautettava siihen Helka-kirjastoon, josta ne on lainattu. Kortti mahdollistaa Helka-kirjastojen itsepalvelulainauksen sekä varaukset ja uusinnat Helkan WWW-käyttöliittymän kautta.

Kortin saatuasi sitoudut noudattamaan kaikkien käyttämiesi Helka-kirjastojen käyttösääntöjä.

Helsingin yliopiston kirjasto: www.helsinki.fi/kirjasto/fi/asioi/kayttosaannot
Kansalliskirjasto: www.kansalliskirjasto.fi/fi/asiointi/tyoskentely-kirjastossa/kansalliskirjaston-kayttosaannot

Samalla asiakastietosi liitetään Helkan asiakasrekisteriin.

Kortin haltija on velvollinen ilmoittamaan kirjastoon muuttuneesta osoitteesta, puhelinnumerosta, sähköpostiosoitteesta tai nimenmuutoksista. Helkan rekisterissä olevat yhteystietosi näet kirjautumalla asiakastietoihisi.

Kadonnut kirjastokortti

Kortin katoamisesta on heti ilmoitettava kirjastoon väärinkäytösten estämiseksi.

Kadonneen kortin tilalle hankittavasta Helka-kortista peritään palveluhinnaston mukainen maksu.

Helka-muistutukset

Helka-kirjastot lähettävät rekisterissä oleville asiakkailleen lainaukseen liittyviä muistutuksia. Asiakas on kuitenkin vastuussa eräpäivien noudattamisesta ja varattujen kirjojen noutamisesta riippumatta siitä, saako hän muistutuksia.

Sähköpostin lähettäminen ei aina onnistu. Jos lähetys epäonnistuu, sitä ei lähetetä uudelleen.

Eräpäivämuistutus lähetetään

- vain jos asiakastiedoissa on sähköpostiosoite
- kolme päivää ennen lainan eräpäivää
- vähintään kahden viikon pituisista lainoista.

Ilmoitus saapuneesta varauksesta lähetetään

sähköpostilla, jos asiakastiedoissa on sähköpostiosoite, muuten paperikirjeenä. Varausten saapumista kannattaa seurata Helkan www-liittymän asiakastietojen kautta, sillä noutamatta jäänyt varaus on maksullinen.

Palautuskehotukset

ensimmäinen palautuskehotus lähetetään, jos lainaa ei palauteta eräpäivään mennessä. Muistutus lähetetään sähköpostilla, jos asiakastiedoissa on voimassa oleva sähköpostiosoite, muuten paperikirjeenä. Myöhästymismaksut alkavat kerääntyä eräpäivästä.
toinen palautuskehotus lähetetään, jos lainaa ei ole palautettu 14 vuorokauden kuluttua eräpäivästä. Muistutus lähetetään paperikirjeenä. Asiakas joutuu lainakieltoon, kunnes asia on hoidettu. Jos lainoja ei edelleenkään palauteta, lainat siirretään perintätoimiston hoidettavaksi.

Asiakasrekisteri

Kun hankit kirjastokortin, sitoudut kaikkien Helka-kirjastojen käyttösääntöihin. Samalla asiakastietosi liitetään Helkan asiakasrekisteriin (rekisteriseloste).

Järjestelmään tallennettavista tiedoista

Rekisteriin tallennetaan mm.

henkilötunnus - lainaajan oikeudet ja velvollisuudet voidaan toteuttaa, jos lainaaja pystytään tunnistamaan yksiselitteisesti

asiakasryhmä - eri ryhmillä on erilaiset lainausoikeudet kirjastojen kokoelmiin. Helsingin yliopiston opiskelijoiden ja henkilökunnan on varauduttava esittämään opiskelijakortti/henkilökuntakortti kirjastokorttia hankkiessaan.

yhteystiedot tarvitaan, jotta Helka-muistutukset tavoittavat asiakkaan tarvittaessa. Asiakkaan on huolehdittava, että yhteystiedot ovat ajantasaiset.

Vakituinen osoite Suomessa on Helka-kirjastojen asiakkuuden edellytys.

Tilapäinen osoite voidaan lisätä yhteystietoihin määräajaksi. Kun määräaika päättyy, Helka-kirjeet lähetetään vakituiseen osoitteeseen.

Puhelinnumero(t) voidaan lisätä yhteystietoihin. Kirjasto voi joissakin erikoistapauksissa palvella asiakasta myös puhelimitse.

Sähköpostiosoite voidaan lisätä yhteystietoihin. Tällöin osa Helka-kirjeistä lähetetään sähköisenä. Sähköpostin toimivuutta ei taata: kirjasto ei esimerkiksi lähetä uudelleen täyttyneen postilaatikon takia epäonnistunutta lähetystä.

Rekisteriin tallennetut tietosi voit tarkistaa käymällä missä tahansa Helka-kirjastossa.

Muutokset asiakastiedoissa

Olet itse vastuussa yhteystietojesi ajantasaisuudesta kirjastojärjestelmän asiakasrekisterissä.

Muutokset yhteystiedoissasi voit ilmoittaa Helkan asiakastietosivun kautta verkkolomakkeella. Tiedot päivittyvät järjestelmään muutaman työpäivän aikana. Kiireellisissä tapauksissa ota yhteyttä johonkin Helka-kirjastoon. Jos nimesi tai henkilötunnuksesi on muuttunut, ilmoita siitä henkilökohtaisesti missä tahansa Helka-kirjastossa esittämällä asianmukaiset dokumentit.

Tietojen poistaminen rekisteristä

Virheelliseksi osoittautuneet osoitteet (myös sähköpostiosoitteet) poistetaan asiakasrekisteristä.

Vanhentuneita asiakastietoja poistetaan rekisteristä vuosittain. Tietosi säilyvät rekisterissä noin kolme vuotta viimeisestä lainaustapahtumasta.

Helkan tietosuojaseloste

Rekisterin ylläpitäjä	Helsingin yliopiston kirjasto Helka-järjestelmäpalvelut PL 53 00014 Helsingin yliopisto Puhelin: 02941 44310
Rekisteriasioita hoitava henkilö	Tietojärjestelmäpäällikkö Nicola Nykopp Helsingin yliopiston kirjasto PL 53 00014 Helsingin yliopisto Puhelin: 02941 40769 Sähköposti: nicola.nykopp@helsinki.fi
Rekisterin nimi	Helka
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste	Helka-kirjastot käyttävät asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan (mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä) sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely. Käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon opiskelijarekisteristä). Tietoja käsittelevät kirjastojen asiakaspalvelussa työskentelevät sekä järjestelmän ylläpitäjät.
Rekisterin tietosisältö	Rekisteriin tallennetaan asiakkaista: - nimi - henkilötunnus - kotiosoite - sähköpostiosoite - puhelinnumero (puhelinnumeron ilmoittaminen on vapaaehtoista) - asiakastunnus - tunnusluku - asiointikieli - asiakasryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, kv-vieras, ulkopuolinen) - tilastoryhmä (esim. tiedekunta) - huomautuksia tarpeen mukaan, esim. sovitut korvauskirjat, myönnetyt erityispalvelut - transaktiotiedot, eli lainat ja maksut Rekisteriin tallennetaan asiakaspalvelun virkailijoista: - nimi - sähköpostiosoite - kirjasto jossa työskentelee - määräaikaisen työsuhteen päättymispäivä - käyttäjätunnus ja salasana
Säännönmukaiset tietolähteet	Uudet asiakkaat: - suoraan asiakkaalta - Ilmoittautuessaan yliopistoon uudet opiskelijat, voivat suostua henkilötietojensa siirtoon Helsingin yliopiston opiskelijarekisteristä kirjastojärjestelmään. Henkilötiedot aktivoidaan, kun asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen asiakkuudesta (Helka-kortti). Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys: Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. (Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus). Virheelliset tiedot voidaan poisteta rekisteristä. Kirjastovirkailijat: - esimies tai yhdyshenkilö pyytää ylläpitoa luomaan uuden käyttäjätunnuksen (Käsittelyn peruste on oikeutettu etu, koska työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä)
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen	Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen	Kerran vuodessa poistetaan järjestelmästä sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kolmeen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään. Työntekijän tunnus deaktivoidaan kun työsuhde päättyy, mutta tiedot säilytetään järjestelmässä.
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi	Ei
Tietojen säännönmukainen luovutus	Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle. Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua: katso Finnan rekisteriseloste Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle. Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle	Ei
Rekisterin suojauksen periaatteet	Asiakaspalveluhenkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Tunnukset deaktivoidaan kun henkilön työsuhde päättyy. Teknisellä ylläpidolla kirjastossa ja CSC:llä on pääsy kaikkiin tietoihin suoraan tietokannan kautta.
Tarkastusoikeus	Tietojaan voi tarkastella minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainittulle yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista	Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa minkä tahansa Helka-kirjaston asiakaspalveluun, jossa ne korjataan viipymättä. Jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita, asiakastiedot saadaan poistettua noin viikon sisällä siitä, että asiakas on pyytänyt poistamista.

Haku